Door de stijgende algemene en grondstof prijzen leverde de gunningsprocedure van de kerkraad een offerte op van 943.974,01 euro . Het verschil tussen offerte en subsidie bedraagt bijgevolg 462 910,64 euro.
Kerkraad Kwaadmechelen kwam eerder tot de vaststelling dat de eigendom van kerkschip en de toren eigendom zou zijn van de gemeente. Bij gebrek aan bewijs van het tegendeel kon de gemeente enkel vaststellen dat de kerk volgens het kadaster op naam van de gemeente staat.
Niettemin maakten gemeentebestuur en kerkraad Kwaadmechelen de afspraak dat de kerkfabriek het lopende dossier zou afwerken om ook het subsidiedossier voor de restauratie van de kerk niet in het gedrang te brengen.
In een vergadering van 10 november 2022 met een delegatie van de gemeente en kerkraad werd - onder voorbehoud van goedkeuring door de gemeentelijke bevoegde organen - voorgesteld om voor het saldo van de restauratie van de toren de 10/10 regeling verder door te trekken. Dat wil zeggen dat de kerkraad en gemeentebestuur elk 50% van het saldo zouden opbrengen.
Dit komt dus neer op een te voorzien budget van 231 455,32 euro voor beide partijen.
Op 30 oktober 2023 verscheen in het Belgisch Staatsblad de samenvoeging van kerkbesturen van Kwaadmechelen en Oostham.
In vergadering van 27 november 2023 werd overgegaan tot de verkiezing van de grote en kleine helft van de kerkraad.
Het verslag van die vergadering, maar eveneens diverse andere documenten zoals opgenomen in de bijlage, leveren het bewijs van de afspraak met de kerkfabriek Kwaadmechelen met betrekking tot de restauratie van de toren.
Het verslag van de vergadering van de nieuw geïnstalleerde kerkraad bepaalt onder meer (...) fase1 is de afbraak van de kerk en de restauratie van de toren (...) Voor de kerkfabriek eindigt het engagement in de werkzaamheden na fase 1.
Niet exhaustief, maar ook in andere documenten wordt het engagement en de afspraak met betrekking tot de het engagement van de kerkfabriek ten aanzien van de restauratie bevestigd:
- het verslag van de kerkraad van Oostham (titel6) getuigt dat de kerkraad op de hoogte is van de afspraken van KF Kwaadmechelen door het uitwisselen van verslagen.
- in het verslag van de kerkraad van Oostham (titel5) van 24 oktober 2023 en 27 november 2023 van de kerkraad van Oostham worden de engagementen benoemd.
- in het verslag van de kerkraad van Oostham van 12 februari 2024 wordt bevestigd dat de kerkfabriek zal zorgen voor de omgevingsvergunning maar de aanleg van het ruïnepark niet ten laste zal nemen.
In het verslag van de kerkraad van Oostham van 4 januari 2024 (sic - datum klopt niet) wordt onder titel 3 verwezen naar het overleg met de gemeente op 9 januari 2024. (...) Het is duidelijk de de Kerkraad alleen de restauratie van de toren mee opvolgt (...) en verderop (...) we vragen van het gemeentebestuur schriftelijke garantie voor de onderling overeengekomen financiële regeling ivm de restauratie van de toren en de sloop van het kerkschip (...)
Ook in de verslagen van de inmiddels samengevoegde kerkfabriek Kwaadmechelen worden de afspraken/engagementen bevestigd.(14/9/2021; 8/12/2022; 9/2/2023;30/3/2023;30/5/2023; 28/6/2023; 7/9/2023)
In het besluit van de Kerkfabriek OLV Geboorte Oostham van 6 mei 2024 beroept de kerkraad zich echter op artikel 4 van het decreet van 7 mei 2004 betreffende de materiële organisatie en werking van de erkende erediensten om zich te ontdoen van alle verdere verantwoordelijkheden naar de restauratie van de kerk van Kwaadmechelen.
Hierbij baseert de kerkraad zich enerzijds op de recent bewust geworden eigendomssituatie waaruit zou blijken dat ze geen eigenaar zijn. Anderzijds is het kerkgebouw onttrokken aan de eredienst sinds 30 oktober 2023. Hieruit concludeert de kerkraad dat ze niet meer bevoegd zijn voor de restauratiewerken en ontwijkt hiermee elke verantwoordelijkheid.
Gemaakte afspraken met de kerkfabriek Kwaadmechelen worden door de kerkraad van Oostham als rechtsopvolger, naast zich neergelegd. Alle lasten ten aanzien van de restauratie worden eenzijdig naar de gemeente overgedragen.
Gezien het lopende subsidiedossier wordt de gemeente hierdoor geschonden in haar financiële belangen.
Het eenzijdig terugtrekken van de engagementen van de kerkfabriek in het restauratiedossier betekent voor de gemeente een verlies van Vlaamse subsidie van 437.330, 34 euro. Daarenboven betekent het eenzijdig terugtrekken van de kerkraad in de afgesproken 50/50 regeling voor het saldo van de restauratiekost een bijkomende derving van (geraamd) 231 455,32 euro namens her kerkbestuur.
De eenzijdige beslissing om zich te ontdoen van de gemaakte afspraken en engagementen heeft verder gevolgen naar de engagementen naar de architect en naar de aannemer, die mogelijk schadevergoeding zullen vorderen voor derving van inkomsten uit de stopzetting van het project.
Ten aanzien van de verdere gang van zaken van het restauratie- en subsidiedossier tast het gemeentebestuur geheel in het duister. Kan het subsidiedossier al dan niet worden overgedragen van kerkbestuur naar de gemeente ? Quid de financieringsregeling waarbij een partij zou wegvallen ? Kan en mag de gemeente opdrachten van de kerkfabriek naar architect en aannemer overnemen ? Welke authorisatie heeft die overname ?
Gezien deze eenzijdige beslissing overduidelijk de belangen van het gemeentebestuur schaadt, beroept het College van Burgemeester en Schepenen zich op artikel 58§1 van het decreet van 7 mei 2004 betreffende de materiële organisatie en werking van de erkende eredienst, en wenst de uitvoering te schorsen van dit besluit.
Het schorsingsbesluit moet aan de kerkfabriek en het centraal kerkbestuur worden verstuurd binnen een termijn van dertig dagen, die ingaat op de dag nadat de notulen bij de gemeenteoverheid zijn ingekomen. Het besluit werd via de Toezichtsdatabank Erediensten van de Vlaamse Overheid op 9 mei 2024 en bij schrijven van 12 mei 2024 ter kennis gebracht aan de gemeente.
Van de schorsing wordt in de notulen melding gemaakt in de rand van het desbetreffende besluit.
Van het schorsingsbesluit wordt door het college van burgemeester en schepenen dadelijk kennisgegeven aan de provinciegouverneur, het erkend representatief orgaan en de Vlaamse Regering.
Het Decreet over het Lokaal Bestuur van 22 december 2017.
Het decreet van 7 mei 2004 betreffende de materiële organisatie en werking van de erkende erediensten, inzonderheid artikels 4 en 58§1.
Conform artikel 58§1 van het Decreet over het Lokaal Bestuur schorst het College van Burgemeester en Schepenen de uitvoering van het besluit van de kerkraad van de Kerkfabriek OLV Geboorte van Oostham van 6 mei 2024 houdende "Einde restauratiewerken aan de kerk van Kwaadmechelen".
Van het schorsingsbesluit wordt door het college van burgemeester en schepenen dadelijk kennisgegeven aan de provinciegouverneur, het erkend representatief orgaan en de Vlaamse Regering.