De voorgestelde aanpassing zullen van toepassing zijn in het jaar 2025, in de loop van 2025 gaat de dienst Facilitair beheer samen met de sportdienst en de jeugddienst deze aanpassingen evalueren en vervolgens het reglement en de tarieven bijsturen.
Culturele infrastructuur (bijlage 1): Er werd vertrokken van het reglement van Tessenderlo omdat dit uitgebreider is omwille van Cultuurhuis Het LOO. De geel gemarkeerde delen werden toegevoegd, de rood gemarkeerde delen zijn nog niet gekend, de groen gemarkeerde delen zijn wijzigingen of ten opzichte van het reglement van Ham of ten opzichte van het reglement van Tessenderlo.
De belangrijkste wijzigingen opgesomd:
-Voor de categorieën van huurders werd er gekozen om 5 categorieën te voorzien, voorheen in Tessenderlo 6 categorieën, in Ham voorheen 5 categorieën. Er was nog een verschil voor de scholen:
in Ham categorie 2 gelijkgesteld met niet erkende verenigingen, in Tessenderlo categorie 1 gelijkgesteld met erkende verenigingen: voorstel categorie 1;
-Voor de soorten activiteiten werd er gekozen voor 8 soorten, voorheen in Tessenderlo 8 soorten, voorheen in Ham 7 soorten.
-Tariefstructuur: het kortingspercentage van categorie 1 is 70% geworden, voorheen in Tessenderlo 70%, voorheen in Ham 60%,de kortingspercentages zijn enkel geldig op de huurtarieven, niet op de tarieven van de dranken, materialen, boetes en sancties. Voorheen waren deze in Ham ook van toepassing op de dranken.
-Geschrapte regels: Laattijdige reservaties (minder dan een maand voor de activiteit) aan hoger tarief. Dit werd niet behouden. Als het praktisch niet kan, wordt de aanvraag geweigerd. Als de zaal vrij is, kan deze gehuurd worden volgens de tariefstructuur;
De zalen worden enkel per dag verhuurd, indien nodig met een voorbereidingsdag of opruimdag aan 50%, voorheen in ham een aangepast tarief. Enkel vergaderzalen kunnen nog per uur/beurt geboekt worden;
Er wordt, analoog met Ham, niet meer gewerkt met een waarborg wegens de administratieve impact voor gebruiker en medewerker. Beperkte financiële impact. schade of verloren materiaal wordt achteraf gefactureerd, eventueel samen met het drankverbruik;
-Bij het bestek drankenlevering werd de drankleverancier gevraagd om ook de stocktelling in alle zalen te voorzien -> Ontlasting van medewerkers.
Elk zaal krijgt ook zijn eigen gebruiksreglement (huisregels). Deze zijn in opmaak.
De tarieven blijven behouden.
Jeugdinfrastructuur (bijlage 2): Er werd vertrokken van het reglement van The Box omdat hier het DJ-lab ook in opgenomen is. De doorstreepte tekst wordt verwijderd, de geel gemarkeerde delen werden toegevoegd/aangepast, de rode delen moet bekeken worden in functie van het nieuw reservatiesysteem en het deel van de sleutels moet bekeken worden in functie van een proefproject dat we willen opstarten met 'slimme' sleutelkastjes. De huisregels willen we in een apart gebruiksreglement gieten analoog de gebruiksreglementen van de culturele infrastructuur per zaal.
De belangrijkste wijzigingen opgesomd:
-Doelstelling: schrappingen analoog met Ham
-Beheer: In Ham is geen stuurgroep, in Tessenderlo wel en die zou 2-maandelijks samen komen, maar in de praktijk is dat maximum 4 maal per jaar. Er werd gekozen om de stuurgroep te behouden, maar 2 maal per jaar samen te komen.
-Algemene vergadering: schrappen analoog met Ham
-Verhuurvoorwaarden: schrappingen zijn analoog met Ham, uurtarief in plaats van bloktarief analoog met Ham. De verschillende mogelijkheden om een gedeelte van het jaar te huren, zoals het in Tessenderlo was, worden omgezet naar een uren-kaart.
De tarieven blijven behouden.
Sportinfrastructuur (bijlage 3): Bij sport hebben ze er voor gekozen om de opbouw/lay-out van het reglement voor de culturele infrastructuur te volgen. De rood gemarkeerde delen zijn nog niet gekend en in de groene tekst staan de wijzigingen.
De belangrijkste wijzigingen opgesomd:
-In Ham: kleuter- en lagere scholen mogen gratis gebruik maken van de sporthallen. In Tessenderlo betaalt campus Max voor sporthal De Voordijcker via een contract (2004) tussen gemeente en Pius X college (€ 3.000,00 inkomsten per jaar). Elke school in Tessenderlo krijgt elke sportaccommodatie 1/jaar gratis. → Aanhouden van deze regeling omdat het verschil te groot is tussen beide gemeenten.
Te hernemen om nieuw voorstel in schooljaar 2025-2026 te laten ingaan. Zie artikel 3.
-In Ham: annulaties voor wekelijkse terugkerende activiteiten dienen doorgegeven te worden aan de dienst Vrije Tijd of via het reservatiesysteem minimum 1 week voor het gebruik voor trainingen en minimum een maand voor evenementen.→ Annulaties op het moment worden toegelaten mits procedure wordt gevolgd. Zie artikel 6.
-In Ham: aanvragen voor éénmalig gebruik kunnen schriftelijk of telefonisch gericht worden aan de dienst Vrije Tijd, minstens 10 kalenderdagen op voorhand. → De aanvraag voor éénmalig gebruik van de sportaccommodaties in Tessenderlo-Ham kunnen schriftelijk via mail tot op de dag zelf maar dan enkel en alleen als de sleutel tijdens de kantooruren kan afgehaald worden op de dienst. Zie artikel 4. -In Ham: voor grote evenementen dient een aanvraag ingediend te worden ter attentie van het gemeentebestuur. → Aanvraag indienen kan zonder termijn mits de planning dit toelaat. Zie artikel 4. -In Ham: elke aanvraag waarbij nood is aan het leggen van beschermingsmatten en/of specifiek materiaal om het evenement uit te voeren, huurt de aanvrager, voor de eigenlijke activiteit, extra uren om in de sporthal alles te kunnen klaarzetten en af te bouwen.-> Nieuw in Tessenderlo, opbouw en afbraak (voorbereidingsdagen/uren) Zie artikel 4.
-In Ham: de goedgekeurde activiteit wordt op de lijst van de speciale activiteiten geplaatst die bij elke huurder van de sportaccommodatie terecht komt.→ Lijst wordt niet meer aangehouden en weggehaald uit reglement omdat alles terug te vinden is in i-Rent.
-In Ham: annulatie: minimum 7 dagen op voorhand gratis, anders de huurprijs betalen als annulatiekost.→ Annulatie de dag zelf kan voor aanvang van de activiteit. Zie artikel 6. -In Tessenderlo: er wordt voor iedere uitgeleende sleutel een waarborg gevraagd (cash voor de sporadische huurder en via bankrekening voor de vaste huurders) op rekening van het AGB Tessenderlo-Ham en/of op rekening van de gemeente Tessenderlo-Ham. Na het betalen van de waarborg cash of vanaf het moment de waarborg op de rekening staat, kan de sleutel, mits ondertekening, afgehaald worden op de dienst Facilitair beheer en op het vrijetijdspunt. Bij verlies van de sleutel wordt de waarborg ingehouden en dient er opnieuw een waarborg gestort te worden voor het bekomen van een nieuwe sleutel. Sleutels en persoonlijke alarmcodes mogen nooit aan derden doorgegeven worden, deze zijn strikt persoonlijk en/of enkel voor de toegekende club bestemd.→ Afspraak sleutels aanhouden. Artikel 6.
Voorrangsregels aanhouden. Deze later aanvullen met advies van het Sportplatform Tessenderlo en VT-raad van Ham.
De tarieven blijven behouden.
Decreet lokaal bestuur van 22 december 2017
akkoord te gaan met de aanpassingen in het reglement culturele infrastructuur en te laten ingaan op 1 januari 2025;
akkoord te gaan met de wijzigingen in het reglement 'the box' en 'repetitieruimte' en te laten ingaan op 1 januari 2025;
akkoord te gaan met de wijzigingen in het reglement sportinfrastructuur en te laten ingaan op 1 januari 2025;